U redu. Već vam se svideo naslov i sada, kada imam vašu pažnju, možemo da krenemo dalje.
Svedoci smo, u poslednjih nekoliko godina, sve boljih SAP-ovih rezultata, koje objavljuju kvartalno, i sve više tekstova koji govore o neuspehu implementacija SAP-a i ostalih ERP sistema.
U ovom tekstu ću se baviti idejama kako sprečiti neuspeh SAP implementacija i transofrmacija; no, moja saznanja mogu biti validna i za bilo kakvu IT transformaciju. Znate, to je ono kada imate stari informacioni sistem koji menjate novim. Ili, do sada ste radili nešto uz pomoć štapa i kanapa, a gle čuda, sada imate nekakav budžet i jedva čekate da otvorite tender, izaberete implementatora i date nekakvo fensi ime projektu.
Vežite pojaseve, polećemo. Ili ne, čekajte, vreme je za 0 fazu, ili ti za proveru aviona.
Phase 0 – “Što je brzo to je i kuso.”
Da li je dovoljno poslati invite svim key business korisnicima, odabrati project managera, upoznati tim, organizovati kick off, i krenuti u implementaciju?
Hm, ne bih rekao. Jer kao što naslov ovog paragrafa kaže, što je brzo to je i kuso. Take your time. Nekada ni pola godine pripreme za projekat nije dovoljno.
Imajte u vidu, da je SAP implementacija, verovatno najveći projekat na kom će vaš tim raditi. I to jasno i glasno iskomunicirajte. Čak i onaj najmanji šraf u vašem sistemu mora znati da se dešava “nekakva implementacija”.
Pobornik sam teze da u poslu i te kako ima mesta emocijama, te iskoristite ovaj trenutak da prodate priču zašto vam je projekat bitan, i imajte u vidu benefite na duge staze. Jer oni uglavnom takvi i jesu. Negde se rezultati vide i 5 dana nakon go live-a, a negde čekamo i 6 meseci da bismo videli nekakve pokazatelje, na osnovu kojih ćemo poneti lovorike, ili će nas izneti na štitu.
U skladu sa tim, glavni ljudi na projektu, moraju da veruju u ideju implementacije. Oni su nama, kao implementatorima, glavna ruka i od njih dosta toga zavisi, iako, katkad sumnjaju u to, jer mi smo “ti koji znamo tamo nekakav SAP i mi smo “glavni””.
Logično, došli smo do izbora tima.
Tim – “Bez alata nema ni zanata.”
Ovo ću reći jasno i glasno, i ponoviti dva puta. Svaki član tima je direktno zadužen za uspeh ili neuspeh projekta. Dakle, još jednom. Svaki član tima je direktno zadužen za uspeh ili neuspeh projekta
No, na kraju, klijent je taj koji ostaje sa rešenjem, a mi kao implementatori, kupimo svoje prnje i odlazimo na novi projekat, te iz te perspektive, klijent mora biti glavni sponsor projekta, i mora preduzeti sve mere da isti uspe.
Prethodna izjava, klijenta stavlja u cipele nekoga ko treba da bude upoznat sa svojim procesima, te spreman i sposoban da donosi važne odluke koje se tiču metodologije, scope-a, tima, go-no go odluka, budžeta, projektnog plana i još mnogo toga.
Sada možemo da pričamo o strukturi tima sa klijentske strane:
1. Sponzor projekta -> Steering commettee (Steerco)
2. Core implementacijski tim
3. Project manager (Project management tim)
Steerco i sponzor projekta – “Pametna glava – stotinu ruku.”
Sterco i sponzor projekta su zaduženi za donošenje odluka. Ova mesta su uglavnom rezervisana za seniorski kadar u kompaniji, ali ne bilo koji, već onaj koji razume viziju, i gleda unapred. Svesni šta će implementacija SAP-a doneti na tržištu, strategijski, ili jednostavno, kako će ostvariti neke od zadatih ciljeva u budućnosti.
Ovde često dolazi do problema. Oni, iako se čini, da se njihov rad na projektu svodi na reporing sastanke, (primer: ovo radi, a ovo ne radi, fali nam ovoliko para, go live ćemo odložiti za 2 meseca) zapravo su glavni dirigenti projekta. Oni moraju izistinski razumeti svaki vaš izazov, svaku vašu brigu, i svaku vašu eskalaciju. Oni su poslednji red odbrane, oni su uporište imidža kompanije, oni su kasa kompanije i zaduženi za atmosferu na projektu i u kompaniji.
Uvek im dajte više. Prodajte im svoju bol, patnju, ushićenost, sreću. Pokažite im demo. Objasnite im uticaj toga na čemu radite. Nacrtajte im širu sliku. Kako mi jednom reče jedan partner – “Partnerima, C level menadžerima i deci iz vrtića, morate nacrtati. Toliko vremena imaju i toliko im pažnja traje.”
Core implementacijski tim – “Ekser drži potkov, potkov konja, konj junaka, junak grad, a grad zemlju.”
Ovo je ispit na kom su mnogi pali. Ne, core tim po odeljenjima ne treba da vodi neko ko je najduže u firmi, neko ko je najlepši, neko ko je najbolji “sa kompjuterima”; Core tim treba da čine ljudi koji razumeju poslovanje i najbolji u svom poslu, te koji su spremni na promene i koji su proaktivni.
U ljudskoj prirodi je da ne prihvata promene, ali hej, ne vozimo i dalje automobile sa drvenim točkovima, ne jedemo rukama, i ne lovimo lukom i strelom, zar ne?
Birajte ljude koji su radoznali, koji su spremni na promene, i koji razumeju da su one nužne kako bismo napredovali. Imajte u vidu, da tim ljudima treba vreme.
Često se dešava, da tokom planiranja, jednostavno upišemo imena nekih ljudi u tamo nekakvu eksel tabelu, dodelimo im uloge, a ne uzmemo u obzir, da će u narednih godinu dana ili više, morati najmanje pola svog radnog vremena da provedu sa implementatorom na radionicama, definisanju procesa, treningu i testiranju. Te iz tog razloga, tokom planiranja, a već u fazi 0, treba realno sagledati njihovo angažovanje u budućnosti, delegirati njihove “stare”, day to day, zadatke, i ako je neophodno čak i zaposliti nove ljude u sektorima, koji će za kratko vreme (3 do 6 meseci) preuzeti deo njihovih zaduženja i pomoći rastu kompanije.
Project manageri – “Dva puta meri, jednom seci.”
No, kako smo pomenuli planiranje, red je da u ovu jednačinu ubacimo i project managere.
Oni su spona između core tima, steerco-a i implementatora, i oni će voditi računa o deliveriju, budžetu i timeline-u.
Timeline – “Ko na vreme seje, na vreme i žanje.”
Timeline tokom preslaes i sales faze je nešto sasvim drugo u odnosu na realan timeline implementacije, te je moj predlog, da se kvartalno radi pregled timeplan-a i proverava da li sve ide po definisanom planu ili će ipak biti aktivnosti koje će morati da se odlože, možda neke i ubrzaju, i na kraju krajeva, treba videti kako sve to utiče na glavni projektni plan.
Uglavnom SAP projekti nisu projekti gde imate samo dve strane, klijenta i implementatora, već često zavisite od ostalih partnera, nekada i SAP-a direktno, te project manageri su osobe koje trebaju da vode računa i brinu o tome. Uglavnom, oni koji će voditi računa o SAP implementaciji, to će im biti 8-časovni posao u narednom periodu, a najranije do go live-a.
Moraju biti detaljni, sposobni da donose odluke i komuniciraju pravovremeno i kako dolikuje.
I eto nama nove teme, a ona je komunikacija.
Komunikacija – “Dobar glas daleko se čuje, a loš još dalje.”
Često ćete naići na floskulu, Communication is Key, i to i jeste tako. Komunikacija mora biti jasna, pravovremena, i prenesena članovima tima i sponzorima projekta, bez ikakvog šuma i u skladu sa prethodno jasno definisanim tokovima komunikacije.
Crno na belo. A nema boljeg komunikacijskog testa, nego onog u ranoj fazi projekta, i on se zove blueprint.
Pre nego što pređemo na blueprint, vreme je da organizujemo kick off, upoznamo se međusobno, i krenemo sa radionicima (Phase 1).
Te u vezi sa tim, dve možda najvažnije stvari u ovoj fazi:
Phase 1 (Explore) – “Celom svetu ne možeš ugoditi.”
1. Implementacija SAP-a nije preslikavanje procesa koje već kompanija koristi (postojećih procesa u starom (legacy) sistemu
2. On-site radionice su duplo efikasnije i efektnije od online sesija
Većina kompanija, želi da prilagodi SAP rešenje, svojim dosadašnjim procesima, i to je uglavnom kamen spoticanja tokom implemntacija. Zapravo, ne bih rekao prilagodi, već želi da preslika dosadašnje procese u SAP. To nije dobar pristup. Da je to bila ideja projekta, ne bi ni bilo ovog teksta, i SAP kompanija, bi se verovatno ugasila nakon nekoliko godina poslovanja. Ovo je trenutak kada implementator i biznis timovi klijenta sede i pokušavaju da pomire trenutne procese, standardne SAP procese, i best practice industry procese.
Imajte u vidu da je ova faza projekta ključna i da zahteva najveće angažovanje svih timova i pojedinaca uključenih u implementaciju.
Iskustvo je pokazalo, da konsultanti i business owner-i najbolje rade kada se gledaju oči u oči, popiju litre i litre kafe, pojedu na desetine ručkova zajedno i diskutuju o izazovima i pronalaze rešenje za iste. Imajte to u vidu.
Blueprint je sve ono što će biti implementirano, napisano uglavnom jednostavnim biznis jezikom, koji će biti lako razumljiv svim biznis jedinicama, menadžerima i sponzorima projekta. Svima je u interesu da je blueprint uvek up to date, da su ga svi pročitali i da ga svi razumeju, i samim tim on predstavlja jedan o ključnih dostignuća projekta. Tokom cele implementacije, kasnije i supporta, uvek ćemo se pozivati na njega. Tokom diskusije o CR-ovima, stvar je jasna. Ako ta tema nije opisana u blueprint-u, to je temelj za dodatnu naplatu i razvoj određenih rešenja i modula.
Još jednom ću napomenuti i napisati velikim slovima, BLUEPRINT JE SVETO PISMO PROJEKTA, ili ti azbuka/abeceda/tablica množenja. Mora se znati napamet, u pola noći, kao kad smo bili klinci, pa nas plašili, da ako te neko probudi u 2 sata noću, moraš znati da je 7×7=49.
Odradili smo fazu 0, odabrali smo tim, podelili zaduženja, već imali radionice, napisali blueprint, dobili approval istog, vreme je da krenemo u implementaciju.
Implementacija – “U sreću se uzda lud, a pametan u svoj trud.”Implementacija je sada mačji kašalj, te se na njoj neću zadržavati predugo.
Uglavnom, to je jedan “divan period”, gde implementator najviše “drlja” po sistemu, zove da vas pita i proveri da li je nešto dobro čuo na radionici, testira sistem do iznemoglosti, i sprema se da šutne loptu na vaš deo terena.
Svaka uspešna i srećna implentacija liči jedna na drugu, dok svaka neuspešna i nesrećna je specifična na svoj način.
Zajedničke stvari uspešnih implementacija su sledeće:
1. Klijentski tim i implementacijski tim rade “hand in hand”,
2. Menadžment otvoreno komunicira na sedmičnim sastancima o napretku, rizicima i izazovima,
3. Implementacija je puna demo sesija, gde se sistem pokazujem klijentskim biznis korisnicima koji će ga testirati u kasnijoj fazi projekta,
4. Upravo demo sesije su inicijacija treninga krajnjih korisnika, za koji ste uvek zakasnili jedan dan, jer trebao je da počne juče,
5. Higijena testing podataka -> Svi želimo da sistem testiramo na podacima koji će biti korišćeni na produkciji i u obimu koji će biti na produkciji,
6. QTY (Quality) sistemi moraju imati konekciju sa svim testnim interfejsima, jer ne želite prvi put da primate nekakve podatke na produkciji, zar ne?
7. Planairanje migracije podataka i cutovera,
8. Planiranje go live-a i hypercarea,
9. Go live.
No, kako smo stigli do uspešnog go-live, i već smo otvorili šampanjac, želeo bih da se vratim na dve bitne tačke skoro svakog projekta, a to su testiranje i trening korisnika koji će koristiti sistem. Ovo je takođe ključni deo change managementa.
Testiranje i trening krajnjih korisnika – “Kako poseješ, tako žanješ.”
Ovo su stvari, na koje sponzori i project manageri treba posebno da obrate pažnju.
Razmišljanje o testiranju treba da počne još u fazi 0. Moramo biti sigurni da su svi bitni procesi uključeni u testiranje, posebno u UAT (User acceptance testing). Da, i granični slučajevi, koje ćemo možda koristiti samo nekoliko puta. A ko bolje zna te procese od klijentskih business owner-a? Te, logično se nameće da su oni ti koji će ih kreirati, govoriti o njima, i na kraju krajeva ih i testirai uz pomoć ljudi iz svojih timova.
Ne očekuje niko od njih da naprave fensi testing skripte za SOLMAN ili za JIRU, odmah, nakon 2 meseca projekta, ali da, očekujemo da će uz naše vođstvo, kao implementatora, posle određenih treninga biti sposobni da to urade. Jer, to je njihov sistem, i oni će ga svakodnevno koristiti. A kako bolje početi trening korisnika, nego tako što će praviti scenarija za testiranje i po istim proveravati da li sistem odgovara svim obećanjima datim u blueprintu.
Testiranje i trening su dva rođena brata, i najbolje je, ako se do kraja projekta ne zavade oko međe, već nastave da žive u slogi i ljubavi.
Deluje mi kao da smo spremni za cutover i data migration.
Cutover – urkatko, svako mora da zna šta radi i kada radi. Ušli smo u operacionu salu.
Data migration – Pre operacije, krvna slika i ekg moraju biti u redu, ne sme biti infekcija i pokvarenih zuba. U prevodu, svi podaci iz starih sistema, koje ne koristimo, koji nam ne trebaju, koji su dummy, ili koji stoje tamo od pre xy vremena, treba da budu sređeni, ali ne tek tako, već po usaglašenom modelu, koji će ranije biti komuniciran sa svim relevantnim stranama.
Vikend pre go live-a. Svi smo mobilisani. Sve je spremno. 3, 2, 1, kreći.
Postoje smooth go live-ovi, i oni manje smooth. Ne zaboravite da je komunikacija ključ svega, da nema mesta panici, i da će se sve srediti. Spremite lessons learned, diskutujte o izazovima, i hrabro napred, jer zapamtite, SAP projekat nije projekt, on je prozivod. To je nešto na čemu ćete raditi i nešto što ćete nadograđivati bar narednih 10 godina.
Život teče, promene se dešavaju, kako u softvertu tako i u poslovanju. Samo što je sada lakše, sve strane su bogatije novim iskustvima stečenim od trenutka “imamo budžet” do spomenutog go live-a, i hyparcare-a.
Hypercare je prošao, i vreme je da se izljubimo i rastajemo.
Uzdravlje!
Leave a Reply